Oggetto
informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi degli articoli 12 e ss. del Regolamento
(UE)
2016/679
Premessa
Il Regolamento (UE) 2016/679 («Regolamento generale sulla protezione dei dati», nel seguito GDPR)
prevede la
tutela delle persone fisiche con riferimento al trattamento dei dati personali. Secondo tale normativa il
trattamento dei dati personali che si riferiscono ad un soggetto, nello specifico da definirsi "interessato", è
improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, nonché di tutela della riservatezza e dei diritti
dell'interessato stesso.
La presente per informarLa, in osservanza delle sopraccitate norme, che in relazione al rapporto o
relazione
che
Lei ha con la nostra struttura, di Cliente, la nostra organizzazione è in possesso di alcuni dati a Lei
relativi,
che sono stati acquisiti, anche verbalmente, direttamente o tramite terzi che effettuano operazioni che La
riguardano o che, per soddisfare ad una Sua richiesta, acquisiscono e ci forniscono informazioni. Ai sensi del
GDPR, essendo tali dati informazioni che si riferiscono a Lei devono qualificarsi come "dati personali", e
debbono
pertanto beneficiare della tutela disposta da dette disposizioni. Nello specifico, secondo detta normativa, Lei
è
l'interessato che beneficia dei diritti posti a tutela dei Suoi dati personali. Ai sensi degli artt. 12 e ss
GDPR
la nostra struttura, in qualità di Titolare, procederà al trattamento dei dati personali da Lei forniti nel
rispetto della normativa, con la massima cura, attuando procedure e processi di gestione efficaci per garantire
la
tutela del trattamento dei Suoi dati personali. A tal fine lo scrivente, utilizzando procedure materiali e di
gestione a salvaguardia dei dati raccolti, si impegna a proteggere le informazioni comunicate, in modo tale da
evitare accessi o divulgazioni non autorizzate, nonché per mantenere accuratezza dei dati ed altresì per
garantire
l'uso appropriato degli stessi.
In ossequio a tale premessa si forniscono le seguenti informazioni:
Dati personali raccolti
Lo scrivente, in qualità di Titolare utilizza i Suoi dati personali per operare al meglio
nell'esercizio della
propria attività.
Potranno esserLe richiesti, anche solo parzialmente, i seguenti dati:
- dati anagrafici, codice fiscale, partita iva, denominazione, sede legale, residenza e domicilio e dati di
contatto;
- dati relativi al rapporto contrattuale descrittivi della tipologia del contratto, nonché informazioni
relative
alla sua esecuzione e necessarie per l'adempimento del contratto stesso;
- dati di tipo contabile relativi al rapporto economico, alle somme dovute e ai pagamenti, al loro andamento
periodico, alla sintesi dello stato contabile del rapporto;
- dati per rendere più definito il rapporto con la nostra struttura e più efficace la nostra collaborazione ed
efficienza operativa;
- dati relativi a: Suoi dipendenti e/o collaboratori, informazioni sulla professione svolta o sulla Sua
azienda.
Tempi di conservazione dei Suoi dati
I dati raccolti saranno conservati per tutta la durata del rapporto o collaborazione con la nostra
organizzazione
e per 10 anni dalla data di cessazione del rapporto. Qualora in costanza di rapporto contrattuale siano trattati
dati non inerenti agli adempimenti amministrativo contabili ad esso connessi, tali dati saranno conservati per
il
tempo necessario al raggiungimento della finalità per cui sono stati raccolti e poi cancellati. I tempi di
conservazione di tali dati Le saranno comunicati quando tali dati saranno raccolti con informative
specifiche.
Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati e conseguenze di un eventuale rifiuto
Devono essere obbligatoriamente conferiti allo scrivente i dati essenziali per lo svolgimento del
rapporto
contrattuale, come pure i dati necessari ad adempiere ad obblighi previsti da leggi, regolamenti, normative
comunitarie, ovvero da disposizioni di Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e
controllo.
I dati non essenziali per lo svolgimento del rapporto contrattuale dovranno essere qualificati e
considerati
informazioni supplementari e il loro conferimento, se richiesto, è facoltativo. L' eventuale Suo rifiuto a
fornire
tali dati, tuttavia, determinerà minor efficienza della nostra struttura nello svolgimento dei rapporti con i
terzi.
Nel caso in cui fossero essenziali "dati sensibili o il cui trattamento presenta rischi specifici"
per lo
svolgimento del rapporto o per l'assolvimento di specifici servizi nonché di obblighi di legge, il conferimento
di
tali dati sarà obbligatorio e poiché il loro trattamento è consentito solo previo consenso scritto
dell'interessato (ex artt. 9 e 10 GDPR), Lei dovrà acconsentire anche al loro trattamento.
Modalità del trattamento
Ai sensi e per gli effetti degli artt. 12 e ss. del GDPR, desideriamo informarLa che i dati
personali da Lei
comunicatici saranno registrati, trattati e conservati presso i nostri archivi cartacei ed elettronici, in
ottemperanza delle misure tecniche e organizzative adeguate di cui all'art. 32 del GDPR. Il trattamento dei Suoi
dati personali può consistere in qualunque operazione o complesso di operazioni tra quelle indicate all' art. 4,
comma 1, punto 2 del GDPR.
Il trattamento dei dati personali avverrà mediante l'utilizzo di strumenti e procedure idonei a
garantirne la
sicurezza e la riservatezza e potrà essere effettuato, direttamente e/o tramite terzi delegati, sia manualmente
mediante supporti cartacei, sia mediante l'ausilio di mezzi informatici o strumenti elettronici. I dati, ai fini
della corretta gestione del rapporto e dell'assolvimento degli obblighi di legge, potranno essere inseriti nella
documentazione interna propria del Titolare e se necessario anche nelle scritture e nei registri obbligatori per
legge.
Attività eventualmente affidate all'esterno
Il Titolare del trattamento, nello svolgimento della propria attività, potrà richiede
occasionalmente ad altri
operatori il compimento per suo conto di determinati servizi, quali ad esempio servizi elaborativi o altri
servizi; prestazioni necessarie all'esecuzione delle operazioni o dei servizi richiesti; spedizioni e consegne;
registrazioni contabili; attività amministrative. Qualora l'operatore delegato dal Titolare al compimento di
determinate attività fosse una società che svolge servizi di pagamento, esattoria e tesoreria, intermediazione
bancaria e finanziaria, potrebbero essere effettuati i seguenti servizi: lavorazioni massive relative a
pagamenti,
effetti, assegni e altri titoli; trasmissione, imbustamento, trasporto e smistamento delle comunicazioni;
archiviazione della documentazione, rilevamento dei rischi finanziari; controllo delle frodi; recupero crediti.
Agli operatori di cui sopra verranno fornite esclusivamente informazioni necessarie alla fornitura dei servizi
commissionati e verrà loro imposto il rispetto della riservatezza, vietando l'utilizzo dei dati forniti per uno
scopo diverso da quello concordato. Gli operatori che non fossero nostri incaricati per il trattamento dei dati
personali saranno nominati Responsabili del trattamento dei dati personali (ai sensi dell'art. 28 GDPR) e
tratteranno i dati nei limiti strettamente necessari per fornire il servizio commissionato ed esclusivamente per
tale finalità e garantiranno loro stessi che i loro incaricati abbiano sottoscritto un accordo di riservatezza.
Per quanto qui non indicato, tali soggetti dovranno fornire una specifica informativa sul trattamento dei dati
personali da essi effettuato.
Trasferimento di dati personali all'estero
I dati da Lei forniti saranno trattati in Italia. I servizi data center sono ubicati in paesi
dell'Unione
Europea.
Qualora in costanza di rapporto contrattuale i Suoi dati siano trattati in uno stato non
appartenente all'UE,
saranno garantiti i diritti a Lei attribuiti dalla normativa comunitaria e le verrà data tempestiva
comunicazione.
Finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali
La principale finalità del trattamento dei Suoi dati personali che lo scrivente intende effettuare
è quella di
consentire una regolare instaurazione e/o evoluzione, nonché una corretta amministrazione, del rapporto
precisato
in premessa.
In particolare le finalità del trattamento sono le seguenti:
- Amministrativo-contabili ed in particolare:
- Adempimento di obblighi fiscali o contabili;
- Gestione della clientela (amministrazione della clientela; amministrazione di contratti, ordini, spedizioni
e
fatture; controllo dell'affidabilità e solvibilità);
- Gestione del contenzioso (inadempimenti contrattuali; diffide; transazioni; recupero crediti; arbitrati;
controversie giudiziarie);
- Servizi di controllo interno (della sicurezza, della produttività, della qualità dei servizi, dell'integrità
del patrimonio);
- Gestione delle attività commerciali Marketing (analisi e indagini di mercato);
- Attività promozionali;
- Rilevazione del grado di soddisfazione della clientela;
I dati personali verranno trattati per l'espletamento di obblighi di legge, nonché per adempiere
ad obblighi
amministrativi, assicurativi e fiscali previsti dalla vigente normativa ed altresì per soddisfare finalità
contabili e commerciali, o ancora per poter adempiere regolarmente a obblighi contrattuali e di legge derivanti
dal rapporto giuridico intercorrente con l'interessato. I dati forniti, inoltre, possono eventualmente essere
utilizzati anche per contattare l'interessato nell'ambito di ricerche di mercato riguardanti i prodotti o i
servizi o nell'ambito di offerte o campagne commerciali. L'interessato potrà in ogni caso scegliere liberamente
di
non prestare il suo consenso per tali finalità ed altresì indicare le modalità con cui essere contattato o con
cui
ricevere informative commerciali.
Ambito di conoscenza dei Suoi dati
Potranno venire a conoscenza dei Suoi dati le seguenti categorie di soggetti nominati
responsabili o incaricati
del trattamento dallo scrivente:
- Lavoratori dipendenti o collaboratori in genere addetti a
- Uffici di protocollo e segreteria interni
- Incaricati di rilevazioni e prestazioni di servizi e alla manutenzione e assistenza ai servizi a Lei
forniti;
- Addetti alla contabilità ed alla fatturazione;
- Addetti alla commercializzazione dei servizi;
- Incaricati della rilevazione della soddisfazione di clienti; addetti alla prevenzione di frodi e truffe;
- Addetti agli uffici marketing;
- Uffici, servizi e sedi periferiche;
- Addetti esterni all'imbustamento della corrispondenza;
- Consulenti incaricati per consulenze, assistenza o servizi alla nostra struttura;
- Dirigenti e amministratori;
- Componenti di Organi di controllo;
- Nostri agenti, rappresentanti e distributori;
I dati personali possono essere conosciuti anche da soggetti convenzionati con lo scrivente,
indicati nel
paragrafo titolato "Modalità del trattamento". Lo scrivente può delegare a tali soggetti l'esecuzione
di
determinati adempimenti o lo svolgimento di particolari atti dovuti per l'esecuzione del rapporto intercorrente
con l'interessato.
Comunicazione e diffusione
I Suoi dati potranno essere comunicati, intendendosi con tale termine il darne conoscenza ad
uno o più soggetti
determinati, dallo scrivente all'esterno della società per dare attuazione a tutti i necessari adempimenti di
legge e/o contrattuali. In particolare i Suoi dati potranno essere comunicati a:
- altre società del Gruppo Zucchetti, ivi comprese società controllanti, controllate e
collegate, e in particolare alla società Zucchetti Spa, quale erogatore del servizio di Fallco Hub;
- Enti o Uffici Pubblici o autorità di controllo in funzione degli obblighi di legge e/o contrattuali;
- istituti bancari e/o istituti di credito per la gestione dei pagamenti derivanti dal rapporto contrattuale;
- la società DRC Network, quale erogatore del servizio di trasmissione atti al Registro Imprese.
I Suoi dati potranno essere comunicati dallo scrivente:
- a soggetti che possono accedere ai dati in forza di disposizione di legge, di regolamento o di normativa
comunitaria, nei limiti previsti da tali norme;
- a soggetti che hanno necessità di accedere ai Suoi dati per finalità ausiliare al rapporto che intercorre
tra Lei e noi, nei limiti strettamente necessari per svolgere i compiti ausiliari (si citano a titolo
indicativo
gli istituti di credito e gli spedizionieri);
- a soggetti nostri consulenti e/o professionisti, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico presso
la nostra o loro organizzazione, previo nostra nomina a responsabile che imponga il dovere di riservatezza e
sicurezza.
In ogni caso i Suoi dati non verranno comunicati se non ad operatori per l'esecuzione di atti
riguardanti
l'adempimento dei rapporti che dovessero intervenire con gli Interessati ai quali si riferiscono i dati
stessi.
Diffusione - Lo scrivente non diffonderà indiscriminatamente i Suoi dati, o in altre parole, non ne
darà
conoscenza a soggetti indeterminati, anche mediante messa a disposizione o consultazione.
Fiducia e riservatezza - Lo scrivente considera preziosa la fiducia dimostrata dagli interessati che
avranno acconsentito al trattamento dei loro dati personali e perciò si impegna a non vendere, noleggiare o
affittare le informazioni
personali ad altri.
Diritti di cui agli articoli 15 e ss., GDPR
Ai sensi dell'art. 15 GDPR Lei ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di un
trattamento di
dati
personali che La riguardano, anche se non ancora registrati. L'esercizio dei diritti è subordinato
all'accertamento dell'identità dell'interessato, mediante consegna del documento di identità, che non verrà
conservato dalla scrivente, ma solo consultato al fine della verifica della legittimità della richiesta.
Lei ha il diritto di accedere ai dati personali e alle seguenti informazioni:
- le finalità del trattamento;
- le categorie di dati personali oggetto di trattamento;
- i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in
particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
- quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i
criteri utilizzati per determinare tale periodo;
- qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro
origine;
- l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all'articolo 22,
paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché
l'importanza
e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato.
Qualora i dati siano trasferiti ad un paese terzo o ad una organizzazione internazionale Lei ha
diritto di
essere
informato sull'esistenza di garanzie adeguate ai sensi dell'art. 46 del GDPR.
Lei ha diritto di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione, anche
parziale, dei
dati
personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che la riguardano o di opporsi, in tutto o in
parte,
al loro trattamento.
I summenzionati diritti possono essere esercitati ad eccezione di quanto previsto dagli articoli 2
undicies e 2
duodecies del D.Lgs. 196/2003. Si precisa inoltre che nel caso di persone decedute si applica l'art. 2 terdecies
del D.Lgs. 196/2003 (così come modificato dalla D.Lgs. 101/2018).
Per esercitare tali diritti potrà rivolgersi alla nostra Struttura "Titolare del trattamento dei dati personali"
all'indirizzo [email protected] oppure
chiamando il numero 0444.346211 o inviando una missiva a Zucchetti Software Giuridico srl via E. Fermi, 134 -
36100 Vicenza (VI). Il Titolare Le risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della Sua richiesta formale.
Le ricordiamo che in caso di violazione dei suoi dati personali potrà proporre un reclamo
all'autorità
competente: "Garante per la protezione dei dati personali".
Identificativi del Titolare e, se designato, del Rappresentante stabilito nel
territorio
dello Stato e del
Responsabile della protezione dei dati.
Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è lo scrivente:
Zucchetti Software Giuridico s.r.l., con sede
legale in via E.
Fermi, 134 - 36100 Vicenza (VI);
Tel 0444.346211 - fax 0444.1429728;
email:[email protected];
pec:[email protected].
Responsabile della protezione dei dati
Il Responsabile della protezione dei dati è Mario Brocca i cui recapiti sono:
Tel 0371.5943191;
email:[email protected];
pec: [email protected].
Responsabili del trattamento
Ricoprono il ruolo di Responsabili del trattamento le aziende esterne con cui è stato instaurato
un rapporto
contrattuale e che per adempiere a tali accordi hanno necessità di ricevere i vostri dati personali.
Per conoscere i Responsabili del trattamento qualora gli stessi fossero nominati e per conoscere
le persone che
saranno nominate in futuro per detta funzione, ogni interessato potrà inviare lettera di richiesta al Titolare
del
trattamento dei dati personali, all'indirizzo sopra riportato.
Si intende precisare che i Responsabili sopra indicati non si occupano di evadere le richieste di
esercizio dei
diritti degli interessati di cui agli artt. 15 e ss. del GDPR. Tale attività è svolta esclusivamente dallo
scrivente in qualità di Titolare del trattamento.
Rappresentante stabilito nel territorio dello Stato
Si informa che, la nostra organizzazione ai sensi dell'art. 4 comma 1 punto 17 GDPR non ricorrendo
alcuna
circostanza prevista dal predetto Decreto Legislativo, che richieda tale nomina non ha nominato alcun
Rappresentante stabilito nel territorio dello Stato ai fini dell'applicazione della disciplina sul trattamento
dei dati personali.
I trattamenti senza la necessità del consenso dell'interessato
Si precisa che lo scrivente, pur in carenza di un Suo consenso, avrà titolo per trattare i
Suoi dati personali
qualora questo si renda necessario per:
- adempiere ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;
- eseguire obblighi derivanti da un contratto del quale Lei è parte o per adempiere, prima della conclusione
del
contratto, a specifiche Sue richieste.
Il Suo espresso consenso, inoltre, non è richiesto quando il trattamento:
- riguardi dati provenienti da pubblici registri, elenchi, atti o documenti conoscibili da chiunque, fermi
restando i limiti e le modalità che le leggi, i regolamenti o la normativa comunitaria stabiliscono per la
conoscibilità e pubblicità dei dati ovvero dati relativi allo svolgimento di attività economiche, trattati nel
rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale;
- sia necessario per la salvaguardia della vita o dell'incolumità fisica di un terzo (in tal caso, il titolare
è
tenuto a portare a conoscenza del trattamento dei dati personali il soggetto interessato mediante
l'informativa
anche successivamente al trattamento stesso, ma senza ritardo. In detta ipotesi, pertanto, il consenso è
espresso a seguito della presentazione della informativa);
- con esclusione della diffusione, si renda necessario ai fini dello svolgimento delle investigazioni
difensive
di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397, o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede
giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente
necessario al loro perseguimento, nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e
industriale;
- con esclusione della diffusione, risulti necessario, nei casi individuati dal Garante sulla base dei
principi
sanciti dalla legge, per perseguire un legittimo interesse del titolare o di un terzo destinatario dei dati,
anche in riferimento all'attività di gruppi bancari e di società controllate o collegate, qualora non
prevalgano
i diritti e le libertà fondamentali, la dignità o un legittimo interesse dell'interessato.
